公司合同认证(Company Contract)

一、公司合同认证(Company Contract)

中国公司与美国企业发生商业纠纷，可以在中国国内起诉美国公司。在起诉时首先需要向法院递交美国公司的主体资格证明，用于确立被告的身份。美国公司的主体资格证明由美国公司注册州州政府出具，取得证明后需要经过中国驻美使领馆领事认证，才能在国内合法使用。

例如：一家美国公司和一家中国公司在美国签订了一份销售合同，在执行当中双方产生分歧，发生矛盾，中国一家要在中国的法院起诉美国公司，在法院递交材料时法院要求提供该在美国订立的合同中国驻美国大使馆证据认证。

是这样的，对于在美国产生的证据，要在中国使用的话，就必须办理美国公证及中国驻美国使领馆认证手续。

在国外形成的证据，如果直接拿到法院作为证据，法院会以“国外形成的证据必须经过当地政府公证，中国驻该国领事馆认证后才能作为证据”的理由对这些证据不予以采纳，这样就会面临败诉的风险。所以在起诉前，最好能把这些国外的证据先在国外进行了公证、认证后，才拿回中国的公证机关作一个翻译公证（否则法院又会以外国文字必须要有中文版本为由不予采纳）后，再去法院起诉，维护当事人的合法权益。

基本诉讼材料：

• 1、双方的合同及订单，这是确立双方合同关系的依据，确定是买卖合同或加工承揽等。
• 2、电子邮件的公证，涉外的贸易大多数是通过电子邮件的来往，涉及到合同、订单、欠款等等。
• 3、对以上外文资料进行翻译。
• 4、提供货物出口的装箱单。
• 5、提供出口报关单。
• 6、与报关单一致的开具的形式发票。
• 7、提单。提单是最好的证明原告履行了交货义务。
• 8、对账单。
• 9、双方来往的函件。
• 10、催款通知或达成的补充协议。

二、三级认证的办理步骤

三级认证办理的步骤如下，大家可以根据自身情况调整办理流程。

第一步：公正文件

首先由当地公证员（Notary Public）办理公证或由有权机关出具”核证副本”（Certified Copy）。此步骤需有本人亲自办理，经当地公证员公证后的文件才可以进入除当地法院认证（有些州可以不做地方法院认证直接进入州务卿认证，如需做地方法院认证，请来电咨询）外的三级认证程序。

第二步：地方法院认证。

在完成第一步的文件公证后，您需要到公证员所登记的地方法院做文件认证。地方法院会在您认证的文件首页单独附上一份认证文件，请保证该认证文件的完整性和有效性，切忌拆装或涂改。 注：各个州要求不一样，有些州可以不做地方法院认证直接进入州务卿认证。详情请来电咨询。

第三步：州务卿（Secretary of State）认证（certification）

在完成地方法院认证后，需进入到州务卿认证环节。州务卿认证环节的主要目的是确认地方法院认证的真实性。 州务卿认证分为Certificate和Apostille两种，请注意在州务卿认证环节我们要办理的文件认证类型为Certificate。如果您认证是类型是Apostille，使馆将不会受理此认证。

不同的州务卿办公室认证处理时间不同。州政府处理时间通常是1~3周，有的州提供加急服务，有的不提供。如需了解详情，请与我们联系。

第四步：美国国务院认证

国务院认证办公室仅在上午8:00-9:00之间接受申请材料，大大增加了申请的难度。您可以委托我们代办此环节认证。

第五步：中国大使馆认证

申请人根据美方认证单位所在领区分别向大使馆或有关总领事馆递交认证申请。

三、公司商业文件认证所需申请材料

1. 填好的《公证认证申请表》。

2. 相关公司文件原件及复印件。

如您要办理营业执照（Articles of Incorporation）认证需要提供营业执照原件；如您需要办理银行资信证明（Bank letter），需要提供银行资信证明（Bank Letter）原件。

3. 申请人的身份证明文件复印件一份。

一般是公司的法人为申请人，可以是有效ID，驾照，绿卡，或护照；护照一般只要有照片的一页，但是如果护照有延过期或是加过注释，要把相关页面也复制一份。

4. 证明公司法人身份的公司文件复印件一份。

如上面有带法人名字的营业执照，或是公司注册文件如 Article of Corporation等。

5. 代理人代为申请的，应提交代理人有效身份证件。

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